Ouvrir une épicerie, les obligations en matière d’exploitation

        1. La Dénomination Sociale
        2. Le droit à l’enseigne et les autorisations nécessaires
        3. Les établissements recevant du public
        4. Les assurances
        5. Les formations obligatoires avant toute ouverture d’un commerce de détail alimentaire

 

Lorsqu’un commerçant s’installe, il est tenu au respect d’un certain nombre de normes et d’obligations, tant sur le plan architectural que sur le plan de ses autorisations administratives.

Il s’agit principalement des règles applicables en matière :

  • D’autorisation d’installation d’enseigne
  • D’autorisation éventuelle de droit d’étalage ou de droit de terrasse
  • D’établissements recevant du public (ERP) et d’accessibilité par les personnes handicapées ;
  • De permis d’exploitation
  • D’autorisation de vente d’alcool.

Même si vous êtes établi depuis longtemps avant l’entrée en vigueur de ces obligations, vous pouvez vérifier à travers cet article thématique que vous êtes bien en conformité…

La dénomination sociale, le nom commercial et l’enseigne

1.Une entreprise peut avoir plusieurs noms.
2. Une dénomination sociale, qui identifie l’entreprise en tant que personne morale. Elle est l’équivalent du nom de famille pour une personne physique.

3. Un nom commercial, qui est le nom sous lequel l’activité de votre société sera connue du public. Il est parfois le même que la dénomination sociale.

4. Il pourra figurer sur les documents commerciaux, les cartes de visite, le papier à en-tête de la société ou les factures, en plus des mentions obligatoires (dénomination sociale, siège social, numéro SIREN, etc.)

5. Une enseigne, qui est le signe visible permettant d’identifier et de localiser géographiquement un établissement. L’enseigne est le signe apposé sur la façade de l’établissement.

INTÉRÊTS : 

La propriété sur votre dénomination sociale s’acquiert au moment de l’immatriculation de votre entreprise au Registre national du commerce et des sociétés. La protection du nom commercial et de l’enseigne naît du premier usage public, c’est-à-dire de leur utilisation (papiers d’affaires, prospectus, publicités, factures), et se conserve par l’utilisation.

Le nom commercial ou l’enseigne peuvent être mentionnés au Registre national du commerce et des sociétés. Le nom commercial, tout comme la dénomination sociale peuvent être déposés comme marques auprès de l’INPI et à ce titre, être protégé d’une utilisation par des tiers qui viendrait vous faire de la concurrence en oeuvrant dans le même champs d’activité.

CONTRAINTES : 

Tandis que la protection de la dénomination sociale a une portée nationale, la protection du nom commercial ou d’une enseigne à une portée territoriale restreinte au rayonnement de la clientèle (ville, département, région, pays).

Si toutefois le nom commercial ou l’enseigne sont protégés en tant que marque, cette protection peut être étendue, au niveau national (dépôt de marque nationale auprès de l’INPI), au niveau européen (dépôt de marque communautaire) ou même au niveau international, pays par pays par un dépôt auprès de l’Organisation Mondiale de la Propriété Intellectuelle (OMPI).

PRÉCAUTIONS

Avant d’immatriculer le nom de votre entreprise, vous devez vous assurer que le nom que vous avez choisi est disponible, c’est-à-dire qu’il ne reproduit ou n’imite pas un nom qui bénéficie d’un droit antérieur, pour des activités qui seraient identiques ou similaires aux vôtres.

Si le nom de votre entreprise n’est pas disponible, il peut être contesté à tout moment par les propriétaires de droits antérieurs qui peuvent, par exemple, vous attaquer pour contrefaçon ou pour concurrence déloyale et vous interdire d’utiliser le nom de votre entreprise.

Enfin, l’ensemble des informations relatives à une société se trouve sur son KBIS (sa fiche signalétique) qui reprend son numéro unique, le Siret. Le Siret comprend à la fois le numéro Sirene (le numéro de la société, composé de 9 chiffres) et une indication d’un éventuel établissement (les 5 derniers chiffres du numéro Siret, qui eux, visent l’établissement spécifique.)

Le KBIS atteste que vous êtes bien inscrit auprès du registre du commerce et des sociétés. Important à savoir : si vous êtes artisan, vous n’êtes pas inscrit au régime du commerce et des sociétés mais auprès du registre des métiers.

Le KBIS mentionne également votre code NAF. Le code NAF définit votre activité principale. Il est important de le choisir avec soin car il emporte la convention collective dont vous dépendez. Cette dernière implique des minima de salaires en fonction de qualifications et de classifications, ainsi que les durées de congés payés, congés maternité… Si vous avez une double activité (restauration et commerce par exemple), il s’agira pour vous d’opter pour le code NAF qui représentera l’activité la plus fortement contributive à votre chiffre d’affaires.

Le droit à l’enseigne et les autorisations nécessaires

Le droit à l’enseigne est un des attributs du fonds de commerce, au même titre notamment que le droit au bail, la clientèle et l’achalandage. Ainsi, il est admis que le fait pour le titulaire d’un bail commercial de pouvoir signaler sa présence à l’endroit où il exploite son commerce constitue un accessoire nécessaire du bail, qui n’a donc pas à être mentionné au contrat.

Dès lors, le bailleur ne peut en principe porter atteinte à ce droit à l’enseigne.

Toutefois, des clauses du bail ou du règlement de copropriété peuvent fixer les modalités relatives à la pose d’une enseigne au regard des caractéristiques de l’immeuble et de son esthétique et prévoir la nécessité d’obtenir du bailleur ou du syndic l’accord sur un nouveau projet d’enseigne.

L’enseigne commerciale

Une enseigne commerciale est une inscription, forme ou image apposée sur un immeuble, ou située sur un terrain, portant sur une activité qui s’y exerce. Elle permet aux clients d’identifier le local d’exploitation (une boutique par exemple). Elle doit respecter certaines règles d’emplacement, de dimensions, etc. Son installation requiert une autorisation préalable dans certains cas.

L’enseigne peut prendre la forme de lettres individuelles (découpées), d’un panneau, d’un bandeau-support ou être en double-face. Elle doit être composée de matériaux durables et conservée en bon état de propreté, d’entretien et de fonctionnement par le commerçant.

Elle ne doit pas gêner la circulation, la signalisation et la sécurité routière. En cas de cessation ou de changement d’activité notamment, l’enseigne doit être démontée par la personne qui exerçait l’activité signalée (commerçant, artisan…), dans les 3 mois, sauf si l’enseigne a un intérêt historique, artistique ou pittoresque. Les débits de tabac bénéficient de dérogations en matière d’enseigne.

Les autorisations nécessaires

La pose d’une enseigne répond à des critères stricts fixés par la mairie de votre lieu d’implantation. Il est important de bien respecter les règles fixées par la municipalité lorsque l’on implante une enseigne, tant sur le plan formel que sur le plan esthétique. Le formulaire de dépôt d’enseigne se fait par un cerfa que l’on trouve sur le site du service public.

Accord du bailleur

L’accord du bailleur propriétaire du local commercial n’est en principe pas nécessaire pour installer une enseigne, celle-ci constituant un élément du fonds de commerce. Cependant, des clauses du bail commercial, voire du règlement de copropriété s’il existe, peuvent fixer des conditions à la pose d’une enseigne, notamment en relation avec les caractéristiques de l’immeuble et de son esthétique, et soumettre à l’accord du bailleur ou du syndic toute modification de l’enseigne.

Ouvrir une épicerie

Autorisation administrative préalable

Hors règlement local de publicité (RLP), l’installation d’une enseigne est libre, si elle respecte les conditions d’installation. Il est nécessaire d’obtenir une autorisation avant d’installer une enseigne :

  • à faisceau laser ; située dans une commune couverte par un RLP
  • installée sur un immeuble classé ou inscrit au titre des monuments historiques
  • placée sur un monument naturel ou un arbre, dans un site classé, un parc national, une réserve naturelle, ou dans une zone protégée autour d’un site classé, un parc naturel régional, à moins de 100 m d’un immeuble classé, etc.

Un seul formulaire peut être utilisé pour déclarer jusqu’à 3 enseignes (au-delà, une autre demande doit être déposée).

  • des manifestations exceptionnelles à caractère culturel ou touristique ;
  • des opérations exceptionnelles (soldes, promotion ou liquidation commerciale…) de moins de 3 mois
  • des travaux publics, opérations immobilières, location ou vente de fonds de commerce pour plus de 3 mois.

Leur installation peut être effectuée 3 semaines avant l’opération, mais elles doivent être enlevées 1 semaine après au plus tard. Pour être installées au sol, leur dimension ne doit pas dépasser 1 m de hauteur sur 1,50 m de largeur hors agglomération et dans les agglomérations de moins de 10 000 habitants.

Par ailleurs, la surface unitaire maximale des enseignes signalant une opération immobilière est limitée à 12 m² lorsqu’elles sont scellées ou installées directement sur le sol. Elles ne peuvent être plus de 4 par manifestation.

Autorisation de droit détalage ou droit de terrasse

Afin de bénéficier de ce droit, il convient de remplir un dossier auprès de la mairie du lieu concerné pour peu que la largeur du trottoir ou de la voierie le permette. A cet égard, il ne saura être accordé de droit que si l’emprise envisagée permet de laisser un passage suffisant pour les piétons. Le dossier de demande doit être envoyé en mairie. Cette dernière demande généralement de présenter :

  • Des plans côtés de l’installation projetée
  • Des photos des commerces avoisinants
  • Des descriptifs des éléments envisagés.

Une fois le dossier déposé, si ce dernier est accepté, la Mairie enverra une autorisation qu’il y aura lieu d’afficher sur le site afin de faciliter les contrôles. Un droit d’étalage ou de terrasse sera alors perçu par la municipalité.

Il est à noter que si les commerçants alimentaires, pour peu que la largeur du trottoir le permette, obtiennent généralement sans problème le droit d’étalage. Il n’en est pas forcément de même pour le droit de terrasse. En effet, un commerçant peut être tenté de demander ce dernier qui lui permettra de servir du café ou une offre de restauration légère. Toutefois, certaines mairies sont très exigeantes sur ce point (tel est notamment le cas pour la Mairie de Paris).

Ainsi, dans cette ville, un commerçant ne pourra bénéficier d’un droit de terrasse que si ce dernier prolonge un espace restauration préexistant au sein du commerce et que cette activité est visée par le KBIS de la société. Aussi, il faudra être vigilant lors d’une première installation, à bien faire mentionner la restauration dans le KBIS de la société et à faire aménager un espace dédié à la restauration en vitrine du point de vente pour peu que l’on veuille demander un droit de terrasse. Enfin, si l’on veut pratiquer une activité commerciale sur ce droit de terrasse, c’est-à-dire avoir un meuble de vente à emporter, il s’agit d’une demande de commerce accessoire.

A savoir, les activités visées par ces commerces accessoires dépendent des mairies. Pour ce qui est de Paris, ces dernières sont relativement limitatives (les jus pressés sur place ne sont pas concernés, contrairement aux gaufres et aux crêpes, et l’ensemble des produits vendus au titre de ce commerce accessoire sont censés être produits ou assemblés/transformés sur place).

Les établissements recevant du public

Depuis le 22 octobre 2017, les établissements recevant du public (ERP) doivent mettre à disposition un registre public d’accessibilité. Un guide pratique et des supports pré-remplis pour élaborer son registre sont disponibles en téléchargement sur le site du ministère de la Transition écologique et solidaire.

Le registre d’accessibilité obligatoire

Le registre a pour objectif d’informer le public sur le degré d’accessibilité de l’établissement et de ses prestations. Le parti pris est de faire simple et utile.

Il ne s’agit pas de remplir de nouvelles obligations, il s’agit simplement de mettre à la disposition du public l’ensemble des documents déjà produits par l’établissement et des réponses qui lui ont été apportées.

Un guide d’aide pour élaborer ce registre UN GUIDE D’AIDE POUR ÉLABORER CE REGISTRE

La Délégation Ministérielle à l’Accessibilité a créé un guide d’aide à l’élaboration du registre public d’accessibilité, en concertation avec les associations de personnes handicapées et plusieurs fédérations ou syndicats représentant les divers acteurs économiques. Ce guide « Bien Accueillir les personnes handicapées » s’adresse à tous les propriétaires ou exploitants d’établissements recevant du public, et en particulier à tous ceux souhaitant élaborer ce registre par eux-mêmes

La synthèse en falc, sous forme d’affiche

La fiche de synthèse du registre, en particulier, est accessible à tous. Le document-type est notamment pré-rédigé en FALC, « facile à lire et à comprendre », et donc accessible également aux personnes qui ont un handicap mental ou une déficience intellectuelle. Son format permet d’en faire une affiche délivrant une information simple et utile au public, et pouvant être installée au principal point d’accueil de l’établissement.

Le guide « Bien Accueillir les personnes handicapées » disponible dans la médiathèque de la Fédération contient explications, apports méthodologiques et fournit plusieurs supports pré-remplis qu’il ne reste plus qu’à compléter (en ligne ou à la main sur version imprimée) et à joindre au registre. Les supports sont pragmatiques pour le lecteur et simples à remplir par le gestionnaire.

Les assurances

En tant que dirigeant d’entreprise et en qualité de commerçant, vous avez l’obligation de vous assurer pour un certain nombre de points clés liés à votre activité.

De l’assurance qui protège les locaux en passant par le matériel ou encore la valeur du fonds de commerce, nous faisons un point sur vos obligations d’assurance, avec les contrats sur lesquels vous ne pouvez pas faire l’impasse, selon votre statut.

Vous êtes propriétaire des locaux et du fonds de commerce

Ce cas de figure est le plus simple ! Puisque vous êtes le propriétaire des murs et du fonds de commerce, toutes les assurances sont à votre charge. Une assurance multirisques commerce est particulièrement adaptée, car elle couvre à la fois les locaux, le matériel, mais aussi votre responsabilité et les éventuelles pertes liées à un incident. Pensez à « jouer » avec les niveaux de franchise pour vous équiper d’une protection optimale, selon votre activité.

Vous êtes locataire des locaux et propriétaire du fonds du commerce

Toutes les assurances liées à l’activité en elle-même sont à votre charge. Concernant les locaux, vous n’avez pas à souscrire la même assurance que le propriétaire. Il vous faut une garantie des risques locatifs, qui permet à votre bailleur de se prémunir contre certains risques liés à la location.

Vous êtes locataire du fonds de commerce avec un contrat de gérance libre 

Chaque contrat de gérance libre peut présenter des différences en matière d’obligation d’assurance. Ainsi, le propriétaire du fonds de commerce peut prendre à sa charge l’assurance des marchandises et du matériel, voire même les risques locatifs. Reportez-vous au volet assurance pour connaître vos obligations, et ainsi composer une assurance à la carte, selon vos besoins. Pour cela, l’assurance multirisques commerce (voir encadré ci-contre) servira de base, à laquelle s’ajoutent des options. Bris de glace, bris de matériel, arrêt de l’équipement réfrigérant… pour faire face à ce type d’imprévus qui ralentissent voire stoppent votre activité, vous pouvez actionner la garantie perte d’exploitation. Celle-ci sécurise votre commerce en compensant la baisse de chiffre d’affaires générée et couvre les charges fixes de l’entreprise.

La Multirisque commerce de la MAPA est construite sur-mesure pour les professionnels des métiers de bouche, commerces alimentaires.

Vous êtes gérant non salarié 

En étant gérant non-salarié, la plupart des obligations assurantielles sont remplies, en théorie, par le siège social de l’entreprise. Une clause de renonciation à recours doit apparaître dans le contrat de gérance, stipulant bien que ce n’est pas à vous de souscrire les assurances… à l’exception de l’assurance pour votre responsabilité et celle de vos salariés. Cette dernière sera toujours obligatoire. Pensez aux offres de responsabilité civile professionnelle (RC Pro), à compléter éventuellement avec une protection juridique (PJ).

Vous êtes gérant salarié

Dernier cas de figure, le statut de gérant-salarié. Un statut qui apporte une vraie simplicité. Vous n’avez aucun besoin en assurance, tout est pris en charge par votre employeur.

ouvrir epicerie

Les formations obligatoires avant toute ouverture d’un commerce de détail alimentaire

  • Le permis d’exploitation et le permis de vente de boissons alcooliques la nuit

La loi du 31 Mars 2006 et un décret du 16 mai 2007 ont rendu obligatoire une formation appelée Permis d’exploitation.

Depuis avril 2007, cette obligation vise les personnes déclarant l’ouverture, la mutation, la translation ou le transfert d’un débit de boissons à consommer sur place de 2ème, 3ème et 4ème catégorie – café, bar, brasserie, hôtel, discothèque, musée, parc de loisirs, théâtre, etc.

Depuis avril 2009, cette obligation concerne également toute personne déclarant l’ouverture d’un établissement pourvu de la « petite licence restaurant » ou de la « licence restaurant ».

Cette obligation concerne maintenant également:

  • Toute personne louant une ou plusieurs chambres d’hôtes et servant des boissons alcooliques (formation de 7 h depuis juin 2013) ;
  • Toute personne qui vend des boissons alcooliques entre 22 h et 8 h dans un commerce autre qu’un débit de boissons à consommer sur place (épicerie, supermarché…) doit suivre une formation spécifique de 7 h dénommée Permis de vente de boissons alcooliques la nuit.

Le décret précise que cette formation du permis d’exploitation est d’une durée :

  • De 20 heures de formation réparties sur 2.5 jours de 6 heures de formation pour toute personne justifiant de l’exploitation d’un établissement pendant 10 ans.

Dans les 2 cas, le suivi de cette formation donne lieu à la délivrance d’un permis d’exploitation nominatif valable 10 ans.

A l’issue de cette période de 10 ans, la participation à une formation de mise à jour des connaissances d’une durée de 6 heures permet de prolonger la validité du permis d’exploitation pour une nouvelle période de 10 années. Le permis d’exploitation constitue ainsi le moyen pour l’exploitant de connaître l’étendue de ses obligations, mais aussi, de ses droits. Il lui permet de ne pas être sanctionné pour avoir enfreint des lois dont il ignorait l’existence. C’est ainsi un outil pour que l’exploitation d’un établissement se fasse dans de bonnes conditions et pour acquérir une crédibilité face à l’administration.

Le permis de vente de boissons vente de boissons alcooliques la nuit

  • Agrément FNDE Formation Commerce du 22 mars 2012

Toute personne qui vend à emporter des boissons alcooliques entre 22h00 et 8h00 dans un commerce autre qu’un débit de boissons à consommer sur place, doit suivre une formation de 7 heures. 

Cette formation doit obligatoirement être suivie avant ou au moment de l’ouverture pour les créations. Un permis de 10 ans (renouvelable) est délivré par la FNDE.

Lors de cette formation obligatoire vous aborderez les sujets relatifs à la réglementation en vigueur en matière de prévention, la sensibilisation des mineurs et des personnes manifestement, la responsabilité pénale et civile du commerçant, la réglementation en matière de bruit. Vous serez également mis en situation grâce à une série d’exercices pratiques : Savoir dire NON par des mises en situation autour du bruit, de la vente d’alcool à un mineur, à une personne en état manifeste d’ivresse.

Hygiène et sécurité alimenataire adaptées aux métiers de bouche

Pas obligatoire mais fortement recommandée !

Le Règlement CE n°852/2004 relatif aux règles spécifiques d’hygiène applicables aux denrées alimentaires impose une obligation de formation en matière d’hygiène et de sécurité alimentaire pour toute personne manipulant des denrées alimentaires dans tous les commerces alimentaires : épicerie générale, épicerie fine, épicerie bio, épicerie de produits vendus en vrac.

Depuis le 1er octobre 2012, les établissements de restauration commerciale sont tenus d’avoir dans leur effectif au moins une personne pouvant justifier d’une formation en matière d’hygiène alimentaire adaptée à leur activité (article L.233-4 du Code rural et de la pêche maritime).

Les principaux objectifs de la formation sont d’obtenir des pratiques permettant de préserver les qualités et la sécurité du produit, reconnaître sa part de responsabilité à l’égard de la manipulation des aliments et de leur innocuité, savoir quels documents présentés en cas de contrôle et les obligations réglementaires.

Les réglementations européenne et nationale seront abordées avec une présentation approfondie de la méthode HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point- Analyse des dangers-points critiques pour leur maîtrise).

Les dispositifs de financement de la formation

Vous êtes chef d’entreprise non salarié

Vous avez versé, en votre nom, votre contribution formation (environ 45 €) auprès de l’URSSAF qui vous a envoyé un reçu libératoire. C’est l’AGEFICE qui vous remboursera votre facture acquittée auprès de FNDE Formation Commerces. Pour plus d’informations, renseignez-vous directement auprès du point d’accueil AGEFICE de votre département. Le montant de la prise en charge AGEFICE peut aussi être affecté à la formation de votre conjoint, à condition qu’il ne soit pas salarié d’un autre établissement.

Votre entreprise a plus de 10 salariés

Vous vous êtes acquitté au mois de février de votre contribution formation à l’AGEFOS PME qui prendra en charge le coût pédagogique des formations mais aussi les coûts salariaux dans le cadre de votre plan de formation annuel. Le devis-programme de la formation doit systématiquement accompagner la demande de prise en charge de l’AGEFOS PME. Le règlement de la formation se fera directement par l’intermédiaire de ces organismes collecteurs à réception de l’accord de prise en charge.

Votre entreprise a moins de 10 salariés

Vous vous êtes acquitté de votre contribution formation auprès de votre OPCA, et vous bénéficiez à ce titre d’un cofinancement d’une à deux actions de formation dont le montant variera selon le coût et la durée du stage. Les dossiers de prise en charge de la formation doivent être demandés et renvoyés à l’OPCA, avec un devis établi par FNDE Formation commerces au plus tard un mois avant le début du stage. Le montant attribué pour le co-financement est directement versé par l’OPCA au centre de formation. Le montant restant vous sera facturé directement par FNDE Formation Commerces.

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