Les logiciels de caisse

Dans le cadre de la lutte contre la fraude fiscale, les commerçants sont tenus, depuis le 1er janvier 2018, de disposer de systèmes de caisse certifés, dont les données ne pourront pas être altérées.

Le logiciel, également appelé système de caisse sécurisé et certifé a pour but de lutter contre les risques de dissimulation de recettes.

Selon la loi, il s’agit d’un système informatisé dans lequel un assujetti à la TVA enregistre les opérations effectuées avec ses clients non assujettis, c’est-à-dire, des particuliers, par essence non assujettis à la TVA.

Le dispositif visait initialement, dans la loi de nances pour 2016, les logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion. Tous les logiciels incluant une fonctionnalité de caisse ne doivent pas être certifés pour le 1er janvier 2018.

Par décision du ministre de l’Action et des Comptes publics du 15 juin 2017, le dispositif a été recentré et simplié. Ainsi seuls les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA, sont concernés par la mesure.

Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/ gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/ encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifées.

Au-delà des obligations légales, le choix d’un logiciel d’encaissement est souvent une vaste question, tant les fonctionnalités et le coût des équipements peuvent être variés. Lorsque l’on ouvre sa première affaire, le sujet logiciel est un sujet épineux, au-delà du coût car c’est un choix engageant et contraignant.

Deux types de fonctionnalités pour vos logiciels de caisse

1. Des fonctionnalités dites de « front office » qui comprennent principalement la lecture des codes- barres, des touches permettant de taper des produits, de modifier éventuellement le prix, la quantité ou même le poids d’un produit, et permettant également de procéder au règlement des ventes, par tous moyens de paiement (espèces, chèques, cartes bleues, tickets restaurant, cartes ticket restaurant dématérialisées (idem CB).

L’on demande à cette partie du logiciel de ne stocker que peu d’informations et d’être réactive et véloce ainsi que le processus de passage en caisse soit le moins fastidieux possible.

2. Des fonctionnalités dites de « back office » qui comprennent la base des articles, leurs principales caractéristiques, le nom du fournisseur, les conditionnements d’achat, le poids éventuel des articles pour les produits pré-emballés, le franco de port du fournisseur, les quantités en stock. Le back office permet généralement de passer des commandes, de les solder lors de leur réception, parfois même de les transformer en facturer et de les exporter vers un logiciel comptable, évitant par là le fait que l’expert-comptable du commerçant ne saisisse à la main des factures qui auraient déjà été entrées dans le logiciel aux ns de mise à jour des stocks. De ce back office, l’on attend de la robustesse et des capacités de calcul importantes mais la vélocité n’est pas la condition première de son succès.

Par ailleurs, les logiciels de caisse sont également souvent liés à des applications périphériques, qu’il s’agissent de TPE (Terminaux de paiement électroniques) qui permettent au client de régler ses achats par carte bancaire ou encore des balances périphériques (pour les articles fonctionnant au poids) qui peuvent, selon les cas, sortir des codes-barres lisibles en caisse.

Selon les cas, les éditeurs de logiciels ont :

1. Développer des solutions clé en main groupant front of ce et back office
2. Développer des solutions uniquement de front office
3. Développer uniquement des solutions de back office.

Dans les deux derniers cas, des développements informatiques sont parfois nécessaire afin que le front office et le back office communiquent entre eux.

En effet, si la base article, les stocks, les conditionnements sont par nature dans le back of ce, il faudra que ce dernier descende ces informations dans le front of ce à chaque mise à jour du back office.

Quant aux stocks, afin que ces derniers soient mouvementés des ventes, il faudra à un moment ou à un autre (généralement en fin de journée, lors de la clôture de caisse) que les données relatives aux articles vendus soient remontées dans le back office.

Concernant les éditeurs qui auraient intégré au sein d’un même logiciel les fonctions de back et de front office, cela peut se ressentir sur la performance de la caisse en termes de rapidité.

En règle générale, lorsque l’on opte, lors d’une ouverture, pour un système de caisse, l’éditeur demande au commerçant de lui fournir une liste de ses articles sous format d’un tableau excel en respectant une certaine nomenclature relative aux champs du logiciel.

Par champs, l’on entend toute zone du logiciel concernant des données, par exemple le prix, la désignation de l’article (son libellé), le conditionnement d’achat.

L’éditeur vous demandera donc probablement de lui fournir un tableau excel avec, par exempel, en première colonne le numéro de l’article, en deuxième colonne le nom du fournisseur, en troisième colonne la famille de produits à laquelle est rattachée le produit.

En effet, les logiciels sont construits selon des architectures relativement similaires. Aussi, il est fréquent que chaque SKU (single key unit ou référence en français), soit rattachée à un rayon (zone marché, par exemple), une famille (fruits & légumes par exemple) et une sous famille (fruits à noyaux par exemple).

Il conviendra donc, lors d’une ouverture, de constituer un assortiment répondant à une cohérence et couvrant un certain nombre d’unités de be- soins (besoin que le client doit satisfaire en entrant chez un commerçant).

Le prix des logiciels de caisses

L’on peut trouver des solutions qui coûtent de l’ordre de 100 euros par mois, logiciel et matériel inclus mais ces systèmes permettent généralement des opérations relativement limitées en termes de nombre d’articles disponibles, rapidité de traitement, capacité à passer des commandes et solder les livraisons.

Ce sont plus des solutions de front office améliorées, idéales pour les petites unités, avec une grosse majorité d’articles vendus à l’unité et non à la coupe ou au poids.

Ces systèmes sont généralement opérés avec un scanner d’appoint ou une douchette permettant de scanner les code barre des produits passant en caisse. Simag opère sur ce marché.

L’on peut trouver des solutions intégrant front office et back office, offrant un peu plus de capacité et permettant notamment d’être liées à des balances et/ ou des scanners balances grand passage de type data logic (un scanner tridimensionnel est positionné sur une balance.

Quelques fonctions intéressantes de certaines logiciels

1. La capacité de gérer des prix différenciés en fonction des sites
2. La capacité de gérer des réassorts sur la base des quantités vendues
3. La capacité d’exporter des données de type facture vers des logiciels comptables et éviter ainsi la double saisie entre le détaillant et son expert-comptable qui ressaisit par la suite les factures qui lui ont été transmises par voie courrier (papier) ou par scan

Extrait de