Comment ouvrir une épicerie et bien gérer vos achats!
Les achats pour ouvrir une épicerie
Les achats auprès des fournisseurs et notamment leur volume, impliquent des différences notables en matières de prix. En effet, plus le détaillant aura de poids chez un fournisseur, plus il sera à même de négocier des prix d’achat intéressant.
Il est à noter que lors d’une installation, notamment en fonction de la solidité financière de la société (a-t-elle suffisamment de trésorerie de départ à même de rassurer le fournisseur qui ne connaît pas encore la solvabilité de son nouveau client), il n’est pas rare que les fournisseurs exigent d’être réglés à la commande.
Lors de la vie du magasin, les choses évoluent et des délais de règlement se mettent en place. Les délais de règlement sont en partie fixés par le législateur, notamment sur les produits frais qui sont réglés en règle générale à 30 jours date de facture (en résumé, une facture du 3 janvier devra être réglée le 3 février). Il s’avère également qu’il est assez fréquent que les factures soient réglées en 20 jours fin de mois pour les produits frais ou en 30 jours fin de mois pour les produits secs.
Par exemple, une facture du 3 janvier sera réglée à 20 ou 30 jours suivants (le 23 janvier ou le 3 février) + la fin du mois, autrement dit, dans le premier cas le 31 janvier et dans le deuxième cas le 28 février. Les délais de règlement fournisseurs, s’ils sont négociés, améliorent significativement la trésorerie de l’entreprise, cette dernière encaissant ses clients avant de régler ses fournisseurs.
Dans ce cadre, certains fournisseurs optent pour des mécanismes d’assurance-crédit ou d’affacturage, c’est-à-dire qu’ils cèdent moyennant une décote de leur créance, les montants des factures de leurs clients auprès d’organismes financiers spécialisés. Ces derniers ont accès à un certain nombre de données financières sur la situation des clients et, en fonction de ces informations, peuvent exiger un règlement comptant s’ils ont des doutes sur la solvabilité de leur interlocuteur.
Après un certain temps et en fonction des volumes, il n’est pas rare de pouvoir négocier ses conditions d’achat. A ce titre, il faut considérer des éléments à même de favoriser (ou non) les négociations fournisseurs et notamment :
Les éléments à considérer pour bien gérer votre épicerie
> L’historique et les volumes de commande
> Le poids que les achats du détaillant représentent chez son/ses fournisseurs (pour vérifier ce point, il peut être utile d’aller sur www.societe.com) pour voir les comptes du fournisseur si ce dernier les dépose et voir la quote-part du chiffre d’affaire que représentent les achats hors taxes du détaillant. Si les achats du détaillant représentent une part significative du chiffre d’affaires de son fournisseur, alors pour ce dernier le détaillant sera stratégique et il sera plus enclin à faire des remises
> L’historique des paiements. Un détaillant honorant sans difficultés les paiements dus à son fournisseur aura plus de facilité à négocier des conditions d’achat attractives, illustrant par-là l’adage « Qui paye ses dettes s’enrichit ».
> La nature du fournisseur et la nature de son tarif : Certains fournisseurs qui ont l’habitude de travailler avec la grande distribution fournissent un seul tarif aux détaillant mais ce tarif est parfois un tarif dit brut, ce que le détaillant ignore la plupart du temps. Lorsque l’on parle d’un tarif brut, c’est-à-dire que ce tarif peut être remisé. Il m’est arrivé d’avoir une discussion avec un fournisseur et que je lui dise que j’allais devoir cesser de travailler avec lui car le tarif à ma disposition était trop élevé et que je trouvais certains produits en distribution à des prix nettement moins cher que ceux que je pratiquais et que je n’étais donc pas compétitif, ce à quoi le fournisseur m’avait demandé quel était le tarif dont je disposais.Lui montrant le tarif, ce dernier m’avait précisé qu’il s’agissait d’un tarif brut alors que je pouvais bénéficier d’un triple net. Par triple net, l’on entend tarif brut après application de remises, rabais et ristournes. Ces remises, rabais et ristournes atteignent parfois jusqu’à 25 % du tarif brut ;•
> Certains fournisseurs ont également des tarifs spécifiques en fonction des commerces. Tel est notamment le cas dans le vin ou les fournisseurs ont un tarif pour les cavistes (qui appliquent des coefficients de l’ordre de x2 ou x2,2 sur le prix hors taxes acheté) et un tarif pour les restaurateurs qui appliquent des coefficients de l’ordre de x3,5 ou x4 sur le prix hors taxes acheté.
> Du service offert par le fournisseur. Un fournisseur de produits frais qui organisera une livraison quotidienne, sans coût additionnel, pourra être stratégique pour le détaillant, ce dernier ne pouvant pas organiser le transport lui-même et donc, rendre sa capacité de négociation moindre.Concernant les règlements, le choix de ces derniers est en théorie à l’initiative du client. On distingue deux cas de figure :1. Le règlement est à l’initiative du client. Celui-ci peut être effectué en espèces, par chèque, par carte bancaire ou par virement. Il faut toutefois privilégier les moyens offrant une traçabilité en cas de contrôle ou de litige2. Le règlement est à l’initiative du fournisseur. Dans ce cas, il peut être procédé par traite directe autrement appelée LCR ou par prélèvement.
Il convient de distinguer plusieurs cas :
Les traites soumises à acceptation, pour lesquelles le fournisseur envoie un bordereau à lui retourner signé afin qu’il présente la traite (système relativement lourd et fastidieux)
Les traites non soumises à acceptation pour lesquelles le fournisseur envoie un bordereau directement à la banque. Dans ce cas, la banque envoie un récapitulatif des traites au détaillant quelques jours avant leur tirage et celui-ci peut leur retourner une opposition pour le cas où il ne serait pas d’accord avec un montant.
Les prélèvements pour lesquels le fournisseur prélève directement le compte du client. Il est à noter que le détaillant peut s’opposer durant quelques jours –durée à valider- au prélèvement mais ceci implique qu’il vérifie son compte bancaire de manière quotidienne.
> Le détaillant peut faire de son choix de règlement un élément de négociation.
En effet, s’il « donne » la main au fournisseur, il le sécurise et peut en faire un argument de négociation. Il peut également choisir de garder la main ou de panacher les systèmes (par exemple conserver l’initiative du paiement sur les achats peu fréquents et fonctionner par traite non soumises à acceptation ou prélèvement auprès de ses fournisseurs récurrents dans un souci d’efficacité.
Ce dernier doit garder à l’esprit l’importance d’avoir une vision sur les règlements qu’il effectue car les difficultés ponctuelles de trésorerie peuvent arriver, tant aux moments de creux d’activité (lorsqu’il s’agit de régler les achats de juillet avec un chiffre d’affaire moribond du mois d’août par exemple) que lors de décaissements d’importance (loyers payés trimestriellement d’avance par exemple).
Conclusion pour réussir l’ouverture de votre épicerie et bien gérer vos achats
En résumé, il faudra bien apprécier la nature de sa relation avec le fournisseur, la nature du rapport commercial, l’impact stratégique de ce dernier afin de bien cerner la capacité de négociation dont le détaillant bénéficiera. Pour le cas où le point de vente s’approvisionne auprès de magasins cash & carry de type Métro, les règlements se font comptant, sauf à bénéficier de la carte de fidélité qui permet des paiements décalés (généralement 10 jours) et des cumuls de points. Tel est par exemple le cas de la carte réflexe chez Métro.
L’ensemble des conditions applicables sont généralement disponibles sur le site internet du fournisseur.
Il est enfin à noter que des délais additionnels de règlement peuvent être parfois négociés lors de l’ouverture d’un commerce et notamment au règlement de la première commande sur trois mois sans frais. Une fois le produit acheté, faut-il encore le vendre ! Sujet d’un autre de nos articles !
(Extrait de la revue du détaillant Mai/Juin 2018)